パッケージ製品と自社開発、データはどちらに残るのか

この記事の結論

「判断に使うデータかどうか」で線を引きます。勤怠や経費のように業務の形が決まっているものはパッケージ製品、受発注・在庫・原価のように自社の判断材料になるものは自社で持つ、という分け方が現実的です。

まずは、これだけ

• 業務ごとに分けて決める。全部をどちらかに寄せない
• 記録の粒度を契約前に確認する。集計は後から変えられるが、記録していないデータは後から作れない
• やめたときに出せる形式・項目・期限を、契約書で確認する

システムを比べるとき、軸はたいてい機能と価格になります。ただ、工場をまわって伺うと、数年たって効いてくるのはどんなデータが、どんな形で手元に残るかでした。

結論から書きます。判断の分かれ目は、そのデータを会社が判断に使うかどうかの一点です。

この方が引っかかっていたのは、金額そのものではありませんでした。払い終えたあとに何が残るかです。パッケージ製品をやめれば、蓄えたデータも、慣れたオペレーションも手元には残りません。

そのデータは、会社の判断に使いますか？

• 使わない パッケージ製品で十分 勤怠や経費精算のように、業界標準のやり方で回る業務。素早く導入でき、保守も任せられます。
• 使う 自社の形で持つ 受発注・在庫・原価のように、自社の判断の材料になる業務。粒度も項目も自社で決められます。

何が違うのか

パッケージ製品でも、データは貯まります。ただし貯まるのはその製品が想定した形のデータです。

たとえば原価。製品が「品目ごとの原価」しか持たない設計であれば、ロットごとや取引先ごとに見たくなっても、そもそも元データがありません。あとから集計方法を変えるという話ではなく、記録されていないものは集計できないという話です。

	パッケージ製品	自社で持つ
残るデータ	製品の仕様どおり	必要な粒度・項目で
分析・他部門	仕様の範囲内	そのまま回せる
機能の追加	要望として出す	必要な順に足す
他システム連携	用意された範囲で	必要な相手と組める
やめたとき	仕組みは残らない	手元に残る

差が出るのは、事業が動いたとき

導入直後は差が出ません。いま困っていることは、どちらでも解決するからです。差が出るのは、会社が次の一手を打とうとしたときです。

• 導入直後差は出ない
• 1年後足したい機能が出てくる
• 3年後分析したい形と合わない
• 5年後打ち手が仕様に縛られる

食品関連企業では、こういう場面です

• 新しい商品を出す

  製品仕様

  規格や単位の持ち方が合わず、別のExcelで管理が増える

  自社

  商品マスタに項目を足して吸収できる

• 取引先の要求が変わる

  製品仕様

  指定の帳票・データ形式に、毎回手作業で合わせる

  自社

  出力を追加して、その形で出す

• 原価の見方を変える

  製品仕様

  集計の単位が決まっていて、元データも足りない

  自社

  見たい単位で記録し、集計し直せる

検討中にできる、具体的な確認

導入前でも確かめられることがあります。次の4つは、営業担当ではなく提供元の技術側に確認すると、答えが具体的になります。

1. 01データのエクスポート仕様をもらうどの項目を、どの形式で出せるか。画面表示と出力できる項目は別です
2. 02いちばん細かい記録の単位を聞くロット・日次・取引先別。あとから細かくはできません
3. 03外部から読める口があるか聞くAPIやDBへの接続可否。分析ツールや他システムに回せるかが決まります
4. 04解約後のデータの扱いを契約書で見る返却の形式と期限。口頭確認では条件が残りません

自社で持つと決めた場合の進め方

最初から全部を作る必要はありません。実際のご相談でも、いちばん困っている業務ひとつから始めることがほとんどです。

• いちばん困っている業務受注か在庫か、ひとつ選ぶ
• データの持ち方を決めるここが後から効く
• 残す既存システムと連携会計などは変えない
• 次に効く業務を足す使いながら決める

持ち帰っていただきたい3つ

• 業務ごとに分けて決める判断に使うデータかどうかで線を引きます。勤怠や経費はパッケージ製品、受発注・在庫・原価は自社、という分け方が現実的です。
• 記録の粒度を、いま確認する集計方法は後から変えられますが、記録されていないデータは後から作れません。いちばん細かい単位を必ず聞いてください。
• やめたときの条件を、契約書で確認する出力できる形式・項目・期限。契約前なら交渉できますが、後からは条件を変えられません。

よくあるご質問

まとめ